Pobieranie danych po NIP, lokalizacje, osoby kontaktowe i co zrobić z duplikatami.
Kartoteka jest podstawą wszystkiego innego: oferta, faktura, sprzęt i umowa wieszają się na kliencie. Warto od początku trzymać w niej porządek, bo bałagan tutaj rozlewa się na resztę systemu.
- 1Dodanie klienta. Firmę pobierzesz po NIP, osobę prywatną wpisujesz ręcznie.
- 2Import kartoteki z pliku. Tym przenosisz starą bazę hurtem.
- 3Skan rozbieżności NIP: wyłapuje ten sam NIP wpisany pod różnymi nazwami.
- 4Opiekun: kto z zespołu prowadzi tego klienta.
- 5Osoba prywatna. Jej danych nie pobierzesz z rejestru, wpisujesz je sam.
Dodawanie firmy po NIP
Wpisujesz dziesięć cyfr NIP-u i klikasz pobranie. Nazwa i adres przyjeżdżają z rejestru, więc nie ma literówek w nazwie na fakturze. Osoby prywatnej to nie dotyczy, jej dane wpisujesz sam.
Jeśli ten NIP jest już w kartotece, pod polem pojawia się ostrzeżenie z nazwą istniejącego klienta. Kliknięcie nazwy otwiera jego kartę w nowej karcie przeglądarki, więc wpisanych danych nie tracisz. Zapisać możesz mimo to, na przykład oddział z osobnym adresem. Gdy to jednak ta sama firma, zostań przy jednej karcie, a drugą scal z pierwszą.
Lokalizacje i osoby kontaktowe
Jeden klient może mieć kilka adresów, pod którymi stoi sprzęt: budynek główny, magazyn, domki. To są lokalizacje. Sprzęt i zgłoszenia przypinasz do konkretnej lokalizacji, więc technik od razu wie, gdzie jechać. Adres wpisujesz w osobnych polach: nazwa miejsca, ulica z numerem, kod i miasto, żeby dało się po nich szukać i sortować.
Osoby kontaktowe to druga lista: prezes podpisuje umowę, ale awarię zgłasza kierownik obiektu. Imię i nazwisko są w osobnych polach, numer kierunkowy stoi obok numeru telefonu, a rolę („kierownik obiektu", „księgowość") wybierasz z listy. Własne role dopisujesz w Ustawieniach, w zakładce Słowniki.
- 1NIP i opiekun widoczne od razu w nagłówku, bez wchodzenia w edycję.
- 2Oś czasu: notatki, maile i zmiany danych w kolejności zdarzeń.
- 3Sprzęt i serwis tego klienta bez przechodzenia do modułu Serwis.
- 4Scalanie duplikatów. Dokumenty przechodzą na właściwą kartę, nic nie ginie.
Wszystko o kliencie na jednym ekranie
Zakładki karty klienta zbierają to, co inaczej trzeba by szukać po pięciu modułach: oferty i ich statusy, faktury z terminami, umowy, sprzęt z gwarancjami, zgłoszenia, zadania i pliki. Przed telefonem do klienta to jedyny ekran, który musisz otworzyć. Zakładek, których nie obejmuje Twój plan, po prostu nie ma na pasku.
Notatki: to, czego nie da się wpisać w pole
Trafia tu kod do bramy, godziny pracy obiektu, kto odbiera telefon po piętnastej i na co uważać przy montażu. Każda notatka jest osobnym wpisem z tytułem, datą i nazwiskiem autora, więc widać, kto to zapisał i kiedy. Poprawia się je i kasuje ikonkami po prawej stronie wpisu.
Do notatki dodasz do 20 zdjęć: tabliczkę znamionową kotła, skrzynkę rozdzielczą, miejsce na urządzenie. Na telefonie przycisk „Zrób zdjęcie” otwiera od razu aparat. Każde zdjęcie zmniejszamy do 1600 pikseli, więc waży kilkaset kilobajtów, a numer seryjny dalej da się odczytać. Pod notatką widać miniatury, a kliknięcie otwiera zdjęcie na cały ekran; strzałkami przechodzisz do następnego.
Zamiast pisać, możesz nagrać notatkę głosową: „Nagraj notatkę głosową” w oknie notatki, potem „Zakończ nagranie”. Przeglądarka za pierwszym razem zapyta o dostęp do mikrofonu. Nagranie odsłuchasz pod notatką, obok zdjęć, a notatka z samym nagraniem dostaje tytuł z datą i godziną.
Obok jest zakładka „Rozmowy": kanały czatu firmowego przypięte do tego klienta. Przypina się je w samym czacie, a tutaj widać je razem z resztą historii, więc ustalenie sprzed miesiąca nie ginie w wątku o zupełnie innym zleceniu.
Windykacja włącza się osobno dla każdego klienta
W danych klienta jest przełącznik windykacji. Domyślnie stoi na wyłączonym, także dla kartotek założonych wcześniej. To celowe: monity o płatność wysyła się do kontrahentów, z którymi jest taka umowa, a nie do wszystkich, którzy raz spóźnili się trzy dni. Sam moduł włącza się dodatkowo w Ustawieniach, więc żeby monit wyszedł, muszą być zaznaczone obie rzeczy.
Na oś czasu trafia wszystko, co dotyczy klienta: nowe notatki, oferty i ich wysyłka, koszyk przypisany do klienta, wystawione faktury i wpłaty, przyjęcie faktury w KSeF, umowy i zmiany ich statusu, zgłoszenia, wizyty i protokoły, zadania, pliki oraz prośby o opinię razem z oceną. Przyciski nad listą zawężają ją do jednego rodzaju spraw, na przykład do samych faktur i wpłat przed rozmową o zaległości. Odnośnik „pokaż” prowadzi do dokumentu albo do właściwej zakładki karty.
Duplikaty i rozjechane nazwy
Prędzej czy później ten sam klient trafi do kartoteki dwa razy, zwykle przy imporcie faktur z KSeF. Instero to wyłapuje na dwa sposoby.
- Ten sam NIP pod różnymi nazwami. System pyta, która wersja jest prawidłowa, i zapamiętuje odpowiedź.
- Dwie osobne karty tego samego klienta. Wtedy użyj scalania.