Od czego zacząć, jeśli to pierwszy taki program w Twojej firmie

Co to właściwie jest, co siedzi na którym ekranie i jakie trzy rzeczy zrobić w pierwszej godzinie.

Instero to jedno miejsce na wszystko, co dziś leży w telefonie, w zeszycie i w skrzynce pocztowej. Kto dzwonił, co mu obiecaliśmy, ile to kosztuje, kto tam jedzie w czwartek, czy zapłacił. Nic więcej. Nie trzeba się uczyć obsługi programu: trzeba przejść przez jedno prawdziwe zlecenie i reszta zrobi się sama.

Droga jednego zlecenia, od telefonu do przelewu

Tak wygląda zwykły tydzień w firmie instalacyjnej. Przy każdym kroku podajemy, na którym ekranie to się dzieje. Tej kolejności trzyma się menu po lewej stronie: idzie z góry na dół dokładnie tak, jak idzie praca.

1. 1
   Dzwoni ktoś nowy. Zapisujesz go jako klienta

   Ekran Klienci. Wpisujesz NIP, a nazwa i adres wpisują się same z rejestru firm. Osoba prywatna bez NIP-u: wpisujesz imię, nazwisko i telefon. To wszystko.
2. 2
   Zapisujesz, o co pyta. To jest szansa

   Ekran Lejek sprzedaży. Szansa to jedno zapytanie od jednego klienta: „monitoring w hali, chce wycenę do piątku". Przesuwasz ją palcem albo myszą z kolumny do kolumny, tak jak posuwa się sprawa.
3. 3
   Składasz wycenę

   Ekran Sklep. Wybierasz materiał i usługi z katalogu, tak jak wrzuca się rzeczy do koszyka w sklepie internetowym. Kiedy koszyk się zgadza, klikasz „Zrób ofertę".
4. 4
   Wysyłasz ofertę i widzisz, kiedy klient ją otworzył

   Ekran Oferty. Klient dostaje mailem link do strony z wyceną. Nie musi niczego instalować ani się logować. Ty widzisz u siebie, o której ją otworzył.
5. 5
   Klient mówi „robimy". Wpisujesz termin i kto jedzie

   Ekran Zadania i kalendarz. Wpisujesz dzień, godziny od i do oraz nazwisko montera. To samo zadanie widać potem w Grafiku ekip, w wierszu tej osoby, i w jego telefonie.
6. 6
   Monter kończy i spisuje protokół

   Ekran Protokoły. Wpisuje, co zrobił, robi zdjęcia, klient podpisuje palcem na telefonie. Protokół idzie do klienta mailem jako PDF.
7. 7
   Wystawiasz fakturę

   Ekran Faktury. Fakturę da się zrobić wprost z oferty, więc pozycje i kwoty przepisują się same. Program pilnuje potem terminu zapłaty i układa przypomnienia o zaległości do zatwierdzenia; żadne nie wychodzi samo.
8. 8
   Za pół roku przypomina się przegląd

   Ekran Serwis. Zakładasz przegląd cykliczny raz („u tego klienta co pół roku") i od tej pory termin sam wraca. Na początku miesiąca dostajesz sygnał, żeby zadzwonić i umówić dzień.

Co jest na ekranie: mapa okna

1234

1. 1Menu ze wszystkimi ekranami. Ułożone w kolejności pracy: od zapytania na górze do rozliczenia na dole.
2. 2Szukanie. Wpisujesz nazwę klienta, numer faktury albo nazwę ekranu i przechodzisz prosto tam.
3. 3Dzwonek: sprawy, które czekają. Cyfra mówi, ile ich jest.
4. 4Kafelki. Każdy pokazuje jedną liczbę albo jedną listę; układ zmieniasz przyciskiem „Dostosuj".

• Menu po lewej to wszystkie ekrany. Nazwy działów (Zapytanie, Oferta i umowa, Montaż, Rozliczenie) mówią, na którym etapie jesteś, a nie jak nazywa się program.
• Pasek na górze ma szukanie, czat z zespołem, dzwonek ze sprawami do zrobienia i Twoje konto.
• Środek ekranu to treść: lista, kalendarz albo formularz. Kliknięcie w wiersz listy zawsze otwiera to, co w nim jest.
• Zielony przycisk w prawym górnym rogu to główna czynność na tym ekranie: „Nowy klient", „Nowa oferta", „Nowe zadanie". Jeśli szukasz, jak coś dodać, to jest tam.

Pierwsza godzina: trzy rzeczy i koniec

1. 1
   Wgraj logo firmy

   Ustawienia firmy, zakładka Dane firmy. Logo wychodzi na każdej ofercie, fakturze i protokole, więc lepiej mieć to z głowy przed pierwszą wysyłką do klienta.
2. 2
   Dodaj jednego klienta, tego, do którego akurat piszesz wycenę

   Nie całą kartotekę z zeszytu. Jednego. Przepisywanie dziesięciu lat historii to najczęstszy powód, dla którego ludzie porzucają taki program w drugim tygodniu.
3. 3
   Wczytaj cennik od hurtowni

   Sklep, zakładka Produkty, przycisk „Import cennika". Wrzucasz plik z Excela otrzymany od dystrybutora. Program sam rozpozna kolumny. To jedyna rzecz, którą warto zrobić porządnie od razu, bo bez katalogu nie ma z czego składać wyceny.

Czego nie trzeba się bać

• Nic nie znika po kliknięciu. Usunięcie czegokolwiek ważnego wymaga potwierdzenia, a skasowany klient czy faktura leżą jeszcze przez miesiąc w koszu.
• Nic nie wychodzi do klienta bez Twojego kliknięcia. Program nie wysyła sam ani maili, ani SMS-ów, dopóki sam tego nie włączysz w Automatach.
• Nie trzeba zapisywać co chwilę. Listy i ustawienia zapisują się w chwili zmiany; formularze mają przycisk zapisu i mówią wprost, kiedy coś poszło.
• Pomyłkę da się cofnąć. Termin przesuniesz, ofertę poprawisz i wyślesz jeszcze raz, fakturę wycofasz, dopóki nie poszła do urzędu.