Ustawienia, które warto zrobić pierwszego dnia

Logo, numeracja dokumentów i poczta. Trzy rzeczy, które trudno zmienić później bez bałaganu.

Ustawienia firmy to najgęstszy ekran w całym systemie i większości zakładek nie tkniesz przez pierwsze miesiące. Trzy są ważne od razu.

1234

1. 1Zakładki ustawień. Większości nie tkniesz przez pierwsze miesiące.
2. 2Logo i kolor wychodzą na każdym PDF-ie i na stronie oferty.
3. 3Numeracja: zmiana wzoru dotyczy tylko NOWYCH dokumentów.
4. 4Integracje: tu wpinasz certyfikat KSeF i własny serwer poczty.

1. Logo i kolor

Dane firmy → wgrywasz logo i wybierasz kolor przewodni. Wychodzi na ofertach, protokołach i umowach w PDF. Jeśli tego nie ustawisz, dokumenty wyjdą z samą nazwą firmy. Będą poprawne, ale wyglądają na zrobione naprędce.

2. Numeracja dokumentów

Numeracja → każdy rodzaj dokumentu (oferty, umowy, protokoły, a z modułem faktur także faktury) ma własną zakładkę i własny numer układany z klocków, zamiast wzoru z nawiasami klamrowymi. Do wyboru jest prefiks, rok pełny, rok skrócony, miesiąc, kolejny numer i własny dopisek; osobno ustawiasz znak rozdzielający. Prefiks i numer są obowiązkowe, reszta zależy od Ciebie. Podgląd pod spodem pokazuje na żywo następny numer każdego rodzaju.

Pole „Pierwszy numer” jest dla firm, które przychodzą z innego programu w trakcie roku. Jeśli ostatnia faktura miała numer 57, wpisz 58 i pierwsza faktura w Instero dostanie właśnie ten numer. Proforma i korekta numerują się w układzie faktury, ale mają własny prefiks i własny pierwszy numer. Faktury, proformy i korekty zaczynają od 1 z nowym rokiem, a gdy w numerze jest miesiąc, z nowym miesiącem; pierwszy numer obowiązuje tylko w okresie, w którym go ustawiono. Pole zamyka się po pierwszym dokumencie wystawionym w tym okresie, bo późniejsza zmiana zrobiłaby dziurę w numeracji albo powtórzyła numer. Oferty, umowy i protokoły mają licznik ciągły.

Zmiana układu dotyczy tylko NOWYCH dokumentów, istniejące numery zostają. To dobrze, bo numer raz wysłany do klienta nie powinien się zmieniać, ale znaczy też, że warto ustalić kształt przed pierwszą ofertą, a nie po pięćdziesiątej.

123456

1. 1Rodzaj dokumentu. Każdy ma własny układ, prefiks i pierwszy numer.
2. 2Klocki numeru. Strzałkami zmieniasz kolejność, krzyżykiem zdejmujesz.
3. 3Klocki, jeszcze nieużyte: rok skrócony, miesiąc, własny dopisek.
4. 4Od tego numeru Instero zaczyna liczyć ten rodzaj dokumentów.
5. 5Znak rozdzielający wszystkie części numeru.
6. 6Podgląd na żywo: następny numer każdego rodzaju dokumentu.

3. Poczta wychodząca

SMTP → dopóki nie ustawisz własnego serwera, oferty do klientów wychodzą z naszego adresu. Działa, ale klient widzi w nadawcy Instero zamiast Twojej firmy. Wpisanie danych zajmuje minutę, a przycisk „Wyślij test" od razu powie, czy hasło się zgadza: konfiguracja z błędem nie zapisze się w ogóle, zamiast psuć wysyłkę tydzień później.

W planach MAX i ULTRA każdy pracownik może mieć własny adres nadawcy, ustawiany w swoim profilu. Wtedy oferta od handlowca wychodzi z jego skrzynki, a odpowiedź klienta wraca prosto do niego, nie na wspólny adres firmy. W oknie wysyłki wiersz „Od” pokazuje adres, z którego wiadomość faktycznie pójdzie, więc nie trzeba tego zgadywać.

• Skrzynka do faktur, jeśli jest ustawiona, i tylko dla faktur oraz monitów windykacyjnych.
• Adres pracownika, jeśli go ustawił (plany MAX i ULTRA) i firma nie wyłączyła skrzynek osobistych.
• Adres firmy z zakładki SMTP (plan PRO i wyżej).
• Nasz adres, gdy nie ma żadnego z powyższych.

Osobna skrzynka na faktury

Pod głównym serwerem jest drugi, opcjonalny: wyłącznie na faktury i wezwania do zapłaty. Sens jest jeden, ale ważny: odpowiedź na monit ma trafić do księgowości, a nie do handlowca, który akurat kliknął „wyślij". Puste pola znaczą, że pieniądze idą tą samą skrzynką co reszta poczty firmy.

Pod spodem jest przełącznik „Skrzynki osobiste pracowników". Wyłączony sprawia, że cała poczta wychodzi jednym adresem firmy, nawet gdy pracownicy mają ustawione własne. Ich ustawień nie kasujemy: wrócą po ponownym włączeniu, więc nie trzeba nikogo prosić, żeby coś u siebie skasował.

Własne pola: rubryki, których u nas nie ma

Własne pola → dokładasz rubryki, których Instero nie przewiduje, a Twoja firma ich pilnuje: numer kotłowni, klasa szczelności, nazwisko konserwatora ze strony wspólnoty, data odbioru przez inspektora. Wybierasz miejsce (klient, sprzęt albo umowa), nazwę i rodzaj wartości: tekst, liczbę, datę albo listę wyboru. Pole pojawia się od razu na kartotece, pod danymi, które i tak tam są.

Każde pole dostaje token do wzoru umowy, widoczny obok jego nazwy na liście, na przykład {{pole_numer_kotlowni}}. Wstawiasz go we wzór PDF umowy tak samo jak nasze tokeny, więc rubryka wpisana raz przy kliencie sama wchodzi na umowę. Pola samego klienta mają w tokenie dopisek, na przykład {{pole_klient_numer_kotlowni}}, żeby dwie rubryki o tej samej nazwie się nie przykryły. Protokół ma jeden stały układ PDF, więc własnych pól na nim nie ma. Własne pola wchodzą też do pełnego eksportu danych firmy, osobnymi kolumnami.

Co możesz spokojnie zostawić na później

• KSeF, dopiero gdy zaczniesz prowadzić rejestr faktur.
• Własna domena i biała etykieta: funkcja planów MAX i ULTRA, ma sens przy portalu klienta.
• Szablony PDF umów i protokołów. Wbudowane wzory są gotowe do użycia.
• Kalendarz Outlook albo Google (plan MAX i ULTRA). Każdy pracownik podłącza własne konto, kiedy zechce.
• Windykacja i ankiety po zleceniu. Da się je włączyć pierwszego dnia, ale sensu nabierają, gdy w systemie są już faktury i zamknięte zlecenia.