Protokół wystawiany prosto ze zgłoszenia serwisowego albo z wizyty konserwacyjnej: klient, adres i opis sprawy są już wpisane, technik dopisuje swoją pracę i zbiera podpisy.
Protokół przy zgłoszeniu otwierasz ikoną protokołu w wierszu zgłoszenia, na liście w Serwisie. Otwiera się zwykły formularz z modułu Protokoły, ten sam co przy każdym innym protokole, tylko wypełniony tym, co zgłoszenie już wie. Kontrahent to klient zgłoszenia, adres obiektu pochodzi z lokalizacji zgłoszenia, a gdy jej nie wskazano, z karty klienta. Opis zaczyna się od numeru i treści zgłoszenia, pod nimi stoi urządzenie z producentem i numerem seryjnym, a na końcu miejsce na wykonane czynności.
- 1Ulubione szablony firmy. Kliknięcie dopisuje listy czynności, a opis zgłoszenia zostaje na górze.
- 2Klient zgłoszenia z kartoteki: protokół trafi na jego kartę i oś czasu.
- 3Adres obiektu z lokalizacji zgłoszenia, a bez niej z karty klienta.
- 4Opis zgłoszenia, urządzenie z numerem seryjnym i miejsce na wykonane czynności.
Co wpisuje technik
- Gdy wizyta jest przeglądem, najpierw ulubiony szablon nad formularzem, na przykład „Przegląd półroczny CCTV”. Wpisze listy czynności do odhaczenia, a opis zgłoszenia z urządzeniem zostanie na górze.
- Wykonane czynności, pod gotowym opisem zgłoszenia.
- Wymienione lub zamontowane urządzenia, na przykład nowy dysk albo zasilacz. Wpisujesz je tekstem, bez zdejmowania ze stanu magazynu. Numer seryjny wpiszesz też skanerem kodów.
- Datę i godziny pracy, liczbę pracowników, roboczogodziny i kilometry dojazdu. Pole, którego nie potrzebujesz, wyłączasz przełącznikiem „Na wydruku” i nie trafia na PDF.
- Uwagi i zalecenia. To one wracają potem jako powód kolejnej oferty.
- Zdjęcia z miejsca, do 40 przy jednym protokole.
- Dwa podpisy: zleceniodawcy i wykonawcy. Dotknięcie pola podpisu otwiera duże okno, na telefonie na cały ekran, więc podpis wychodzi czytelny nawet palcem.
Po wystawieniu
„Wystaw protokół” nadaje numer z serii protokołów i od razu pyta, czy wysłać dokument klientowi mailem. Ikona przy zgłoszeniu robi się zielona, a jej podpowiedź pokazuje numer protokołu. Kolejne kliknięcie otwiera już wystawiony protokół, a nie pusty formularz.
- 1Zgłoszenie, przy którym powstał protokół.
- 2Kolejny protokół do tego samego zgłoszenia, na przykład po drugiej wizycie.
- 3Opis ze zgłoszenia z urządzeniem i numerem seryjnym, pod nim wykonane czynności.
- 4Podpisy zleceniodawcy i wykonawcy, z datą podpisu klienta.
- Poprawki robisz przyciskiem „Edytuj”, w przeglądarce albo w aplikacji na telefonie. Zmiana treści po podpisie klienta zapisuje się w CRM z datą i nazwiskiem osoby, która ją wprowadziła.
- Zgłoszenie, które po pierwszej wizycie czeka na części, dostaje po drugiej wizycie drugi protokół. Odnośnik „Kolejny protokół do tego zgłoszenia” otwiera formularz wypełniony od nowa, więc podpisanego dokumentu nie trzeba przerabiać.
- W spisie protokołów plakietka „Zgłoszenie ZG-…” pokazuje, przy której sprawie powstał dokument.
Protokół z wizyty konserwacyjnej
Przy przeglądzie z harmonogramu protokół otwiera przycisk „Wystaw protokół” w oknie wizyty w Serwisie albo w podglądzie jej zadania w kalendarzu. Na telefonie ten sam formularz otwiera przycisk „Protokół” przy wpisie w Moim dniu. Formularz zaczyna się od szablonu wskazanego w planie konserwacji, z klientem i adresem obiektu z planu. Opis mówi, którego przeglądu i dnia dotyczy protokół, a gdy szablon nie ma własnej listy czynności, wchodzi do niego lista z planu z ocenami OK, Usterka i n/d.
- Wystawiony protokół staje przy wizycie i przy jej zadaniu w kalendarzu, więc przy zamykaniu zadania nie trzeba go wybierać z listy.
- Plan bez szablonu też działa: protokół dostaje wtedy samą listę czynności z planu, a resztę formularza wypełniasz jak zwykle.
- Telefon pobiera formularze dzisiejszych wizyt, póki ma zasięg, więc protokół otworzysz także w kotłowni albo w piwnicy bez sieci.
Wysyłka i wygląd PDF
PDF idzie do klienta dopiero po kliknięciu „Wyślij mailem”, nigdy sam z siebie. Ma ten sam układ co każdy protokół z modułu: dane firmy i kontrahenta, adres obiektu, opis, urządzenia, uwagi, zdjęcia i dwa podpisy. Wyłączone pola na wydruk nie trafiają.
Starsze protokoły ze zgłoszeń
Protokoły wystawione dawniej osobnym oknem przy zgłoszeniu zostają w spisie i przy zgłoszeniu. Otworzysz je, wyślesz, pobierzesz i wydrukujesz jak dotąd, ale nie poprawisz, bo ich wydruk składał inny szablon. „Wystaw podobny” przepisze ich treść do nowego protokołu, razem z numerem seryjnym, zużytymi częściami i odczytami.