Automatyzacje: kiedy X, jeśli Y, poczekaj Z, zrób A i B

Instero samo wysyła SMS-a, e-mail, zakłada zadanie albo powiadamia zespół. Układasz to z czterech klocków, bez programisty.

Automatyzacja to zdanie: „Kiedy przyjdzie zgłoszenie z priorytetem awaria, od razu załóż pilne zadanie dla technika i wyślij klientowi SMS, że się tym zajmujemy”. Jeśli umiesz powiedzieć, co ma się dziać i kiedy, umiesz to ustawić. Ekran składa się z tych samych czterech klocków co to zdanie, a nad nimi cały czas widać, jak zdanie brzmi.

Najszybciej: włącz gotowy przepis

Pod listą automatyzacji są gotowe przepisy: awaria do technika, SMS po przyjęciu zgłoszenia, przypomnienie o ofercie po trzech dniach, SMS dzień po terminie faktury, SMS tydzień przed przeglądem, niska ocena w ankiecie i kilka innych. „Włącz” uruchamia przepis tak, jak jest. „Dopasuj” otwiera go najpierw do edycji: zmienisz treść SMS-a, osobę od zadania, warunek albo czas, a dopiero potem włączysz. Włączony przepis poprawisz w każdej chwili przyciskiem „Zmień”.

Własna automatyzacja, klocek po klocku

1. 1
   Kiedy

   Kliknij kafelek ze zdarzeniem. Są pogrupowane: sprzedaż (nowy klient, zapytanie, szansa, oferta), serwis i praca (zgłoszenie, zadanie, protokół, ankieta), rozliczenia (faktura opłacona, faktura po terminie) i zbliżające się terminy (umowa i gwarancja za 30 dni, przegląd za 7 dni).
2. 2
   Jeśli

   Nieobowiązkowe. Bez warunków reguła działa za każdym razem. Warunek to zdanie: „priorytet jest Awaria”, „wartość netto jest większe niż 10000”, „nowy etap jest Zrealizowane”. Tam, gdzie wartości są znane (priorytet, etap lejka, ocena), wybierasz je z listy.
3. 3
   Poczekaj

   Od razu, po godzinie, po dniu, po trzech dniach, po tygodniu albo własny czas. SMS o przyjęciu zgłoszenia ma iść od razu, a przypomnienie o ofercie dopiero po kilku dniach.
4. 4
   Zrób

   Jeden krok albo kilka po kolei: SMS, e-mail, zadanie, powiadomienie na telefon, wiadomość na czacie zespołu, prośba o opinię, nowe zgłoszenie serwisowe, przypisanie albo zmiana statusu zgłoszenia, nowa szansa w lejku, przesunięcie szansy do etapu, notatka u klienta. SMS i e-mail idą do klienta ze zdarzenia, do osoby z zespołu albo na stały numer lub adres.
5. 5
   Pokaż na przykładzie i włącz

   „Pokaż na przykładzie” podstawia przykładowego klienta i pokazuje gotowego SMS-a czy tytuł zadania, bez wysyłania czegokolwiek. Gdy wygląda dobrze, „Włącz automatyzację”. Nazwę możesz zostawić pustą, Instero nada ją samo.

Dane klienta w treści: przyciskiem, nie z pamięci

Pod każdym polem tekstowym są przyciski „Wstaw”: imię klienta, telefon, numer oferty, nazwa naszej firmy i wszystko, co niesie dane zdarzenie. Kliknięcie wstawia znacznik w klamrach, a przy wysyłce w jego miejsce wchodzi prawdziwa wartość. „Dziękujemy {{klient_imie}} za przyjęcie oferty {{numer}}” wychodzi jako „Dziękujemy Jan za przyjęcie oferty OF/2026/118”. Możesz też wpisać znacznik ręcznie, jeśli go pamiętasz.

Co się dzieje po zapisaniu

• Reguła jest włączona od razu. Przełącznik przy niej zatrzymuje ją na jakiś czas bez kasowania.
• Kroki wykonują się w tle, w ciągu minuty od zdarzenia (albo po ustawionym czasie oczekiwania). Nie blokują pracy osoby, która na przykład zamyka zgłoszenie.
• „Co zrobiła” przy każdej regule pokazuje ostatnie uruchomienia: kiedy, co wyszło (numer zadania, numer telefonu, na który poszedł SMS) i dlaczego coś pominięto.
• Klient bez numeru telefonu nie wywraca reguły: krok SMS jest pominięty, reszta kroków idzie dalej, a w logu stoi powód.
• Po dziesięciu błędach z rzędu (na przykład zepsuty token SMSAPI) reguła wyłącza się sama i dostaje czerwoną plakietkę. Po naprawieniu przyczyny włączasz ją przełącznikiem, licznik błędów się zeruje.

Zdarzenia z kalendarza

Faktura po terminie, umowa i gwarancja kończące się za 30 dni oraz przegląd za 7 dni nie są kliknięciem nikogo, tylko datą. Instero sprawdza je codziennie rano i ogłasza każde jeden raz, tego dnia, w którym termin równo wypada. Dlatego reguła włączona dziś nie wyśle przypomnień o fakturach przeterminowanych w zeszłym miesiącu.

Kiedy coś nie działa

• Reguła się nie uruchamia: sprawdź warunki. „Priorytet jest Wysoki” nie złapie zgłoszenia z priorytetem „Awaria”, to dwie różne wartości.
• SMS nie wychodzi: zajrzyj w „Co zrobiła”. Najczęściej klient nie ma numeru na karcie albo konto SMSAPI nie jest podłączone.
• Zadanie powstało bez osoby: pracownik, do którego szła, został usunięty z firmy. Zmień regułę i wybierz kogoś innego.
• Zdarzenie z terminem nie ogłosiło się: reguła musiała być włączona w dniu, w którym termin wypadał. Zaległych dni Instero nie nadrabia.