instero
Automaty

Kalendarz Outlook i Google

Wszystkie instrukcje
5 min czytaniaSTARTPROMAXULTRA
Kalendarz Outlook z listą Microsoft To Do i kalendarz Google są w planach MAX i ULTRA.

Zadanie z CRM-u w kalendarzu, z którego i tak korzystasz. Outlook i Google działają w planach MAX i ULTRA.

Jeśli firma żyje w Outlooku albo w kalendarzu Google, nikt nie zacznie sprawdzać terminów w drugim miejscu. Dlatego zadania i wizyty z Instero trafiają wprost tam, gdzie zespół i tak zagląda.

Obie integracje robią co innego. Microsoft działa dwustronnie: obejmuje kalendarz Outlook i listę Microsoft To Do, a zmiany wracają do Instero. Google działa w jedną stronę: wpis powstaje w Twoim kalendarzu i nadąża za poprawkami z Instero, ale zmiana zrobiona po stronie Google do nas nie wraca.

Podłączenie konta

Ustawienia firmy → Konto Microsoft albo Konto Google, jeden przycisk i logowanie u dostawcy. Każdy pracownik podłącza SWOJE konto sam: kalendarz jest prywatny, więc nikt nie wpina zespołu hurtem. Microsoft działa i z kontem firmowym (Microsoft 365), i z osobistym.

Jeśli Twoja firma pracuje na własnej domenie zamiast na naszej, zaloguj się do Instero pod tym adresem, pod którym pracujesz na co dzień, ZANIM klikniesz podłączenie. Powrót od dostawcy trafia tam, skąd wyszedł; wyjście z jednego adresu i powrót na drugi kończy się ekranem logowania zamiast podłączonym kontem.

Co i kiedy wychodzi

  • Przy zadaniu decydujesz osobno, ptaszkiem: „Dodaj do kalendarza Outlook", „Dodaj do Microsoft To Do", „Dodaj do kalendarza Google". Bez automatu, bo nie każde zadanie ma trafić do prywatnego kalendarza.
  • Wizyta konserwacyjna wychodzi do kalendarza Microsoft tak samo jak zadanie. Integracja Google obejmuje na razie same zadania.
  • Poprawka terminu, tytułu albo miejsca po stronie CRM-u aktualizuje istniejący wpis, zamiast tworzyć drugi. Działa to w obu kalendarzach.
  • Odhaczenie zadania w Microsoft To Do zamyka je w CRM-ie, a przy zadaniu cyklicznym od razu powstaje kolejne wystąpienie.
Odznaczenie checkboxa przy edycji NIE kasuje wpisu w Outlooku. Usunięcie czyjegoś terminu z kalendarza po cichu byłoby gorsze niż zostawienie nieaktualnego wpisu, o którym wiadomo.

Gdy obie strony zmienią to samo (tylko Microsoft)

Zmiana zrobiona w Outlooku wraca do CRM-u. Jeśli jednak ten sam termin zmienił się po obu stronach, wygrywa CRM, a rozbieżność ląduje w kolejce do wyjaśnienia. Na ekranie Zadań pojawia się wtedy pasek „Przejrzyj" z listą spornych wpisów i Twoją decyzją, którą wersję zostawić. Przy kalendarzu Google sporu nie ma, bo ruch idzie tylko w jedną stronę.

Dopóki rozbieżność wisi nierozstrzygnięta, zmiany z Outlooka dla tego wpisu nie wchodzą do CRM-u. To wygląda jak „nie synchronizuje się", a jest czekaniem na Twoją decyzję. Zacznij od paska na ekranie Zadań.

Odłączenie konta

Odpięcie konta Microsoft sprząta po sobie: usuwa z kalendarza i listy zadań wpisy, które tam wstawiliśmy. Twoje własne terminy zostają nietknięte. Odpięcie konta Google cofa nasz dostęp, a wpisy już wstawione zostają w kalendarzu; usuniesz je sam albo kasując zadanie w Instero, zanim odepniesz konto.

Zakładki „Konto Microsoft" i „Konto Google" pojawiają się w Ustawieniach w planach MAX i ULTRA. W niższym planie ich nie ma.

Czternaście dni za darmo

Sprawdź na swoich zleceniach.

Wybierasz plan, zakładasz konto i od razu wpisujesz pierwszego klienta. Przez 14 dni płacisz zero złotych i nie podajesz karty.

Zobacz plany i ceny