Kolejka gotowych monitów do zatwierdzenia. Najtrudniejsza część upominania się o pieniądze to pamiętanie o tym.
Faktura po terminie sama się nie upomni, a dzwonienie w tej sprawie jest na tyle nieprzyjemne, że łatwo je odkładać. Instero przygotowuje treść, Ty decydujesz, czy wychodzi.
Dwa przełączniki, nie jeden
Żeby monit wyszedł, muszą być włączone dwie rzeczy naraz. Pierwsza to moduł w Ustawieniach firmy, wspólny dla całej firmy. Druga to przełącznik przy konkretnym kontrahencie, na jego karcie klienta. Domyślnie stoi na wyłączonym, także w kartotekach założonych wcześniej.
To celowe. Monity wysyła się do firm, z którymi jest taka umowa, a nie do wszystkich naraz. Wyłączenie działa też wstecz: zdejmuje z kolejki to, co już w niej stało dla tego klienta.
Ustawienie progów i treści
Ustawienia firmy → Windykacja mailowa. Podajesz progi w dniach po terminie, domyślnie 7, 14 i 30; każdy próg to osobne pole, a kolejność ustawia się sama rosnąco. Treść wiadomości jest jedna dla wszystkich progów, z licznikiem dni w środku, więc brzmi sensownie i w siódmym, i w trzydziestym dniu.
W szablonie wstawiasz znaczniki, które system podmienia na dane konkretnej faktury: numer, datę wystawienia, termin, liczbę dni po terminie, rozliczenie kwoty, listę pozycji, rachunek bankowy, nazwę banku, adres kontaktowy i nazwę firmy. Znacznik z listą pozycji ma znaczenie praktyczne: monit bez informacji, za co jest faktura, częściej ląduje w koszu.
Ustawienia, treść maila i treść SMS-a mają osobne przyciski „Zapisz” i każdy zapisuje tylko swoją część. Dopóki zmiana czeka na zapis, obok przycisku stoi „Niezapisane zmiany”; wyjście z zakładki bez zapisu ją porzuca. Edytor pokazuje treść, która naprawdę wychodzi do klienta. Plakietka „Treść wbudowana” znaczy, że to nasz tekst i dostaje nasze poprawki, a „Twoja treść”, że firma ma własny.
Podgląd przed pierwszą wysyłką
Przycisk podglądu pokazuje gotową wiadomość na przykładowych danych, ze wszystkimi znacznikami już podmienionymi. Przy pozycji w kolejce jest drugi podgląd, tym razem z danymi prawdziwej faktury. Zajrzyj do obu, zanim pierwszy monit pójdzie do klienta.
Można też włączyć kopię każdego monitu na drugi adres, na przykład do księgowości. Wtedy osoba pilnująca płatności wie, do kogo już się odezwaliśmy, bez zaglądania do systemu.
Kolejka
Pozycja wchodzi do kolejki dobę PRZED progiem, a nie w dniu, w którym próg mija. Dzięki temu widzisz ją rano, zdążysz sprawdzić, czy przelew nie przyszedł wieczorem, i możesz kliknąć „Wyślij" zamiast czekać na nocny przebieg.
Kolejka stoi w Powiadomieniach, na zakładce „Monity do wysłania", z licznikiem przy nazwie. Przy każdej pozycji widzisz klienta, kwotę, ile dni minęło i podgląd treści. Zatwierdzenie wysyła maila, odrzucenie usuwa pozycję bez wysyłki. Wpłata odnotowana w międzyczasie sama sprząta swoją pozycję.
Monit SMS-em
Obok przycisku wysyłki maila jest drugi: „Wyślij SMS". Idzie tym samym kontem SMSAPI co przypomnienia o wizytach i przydaje się przy kliencie, który maila nie czyta albo nie zostawił adresu. Wiadomość ma OSOBNY, krótki wzór, bo jeden SMS to sto sześćdziesiąt znaków, a każdy kolejny to kolejna opłata na Twoim koncie.
- Wzór ustawiasz w Ustawieniach, pod treścią monitu mailowego. Nie ma w nim listy pozycji ani numeru rachunku: te i tak się nie zmieszczą, a są na fakturze.
- Wysłanie SMS-a zamyka pozycję w kolejce tak samo jak mail: monit wychodzi raz, jedną drogą.
- Bez podłączonego konta SMSAPI przycisk mówi wprost, czego brakuje, zamiast milczeć.
Wysłany monit odkłada się na osi czasu klienta. Przy rozmowie widzisz, kiedy i na jaki adres poszło przypomnienie, więc nie ma sporu o to, czy klient był informowany.